Kevään aikana talous- ja hallintopalveluissa on ollut keskeisesti esillä kaksi asiaa: henkilöstön hyvinvointi sekä sähköinen asianhallinta.
Globaali mielenterveyshäiriöiden esiintyvyyden kasvu jatkuu edelleen. COVID-19-pandemia lisäsi mielenterveyden häiriöitä, ja heikentynyt turvallisuus- ja taloustilanne kasvattaa mielenterveyden kuormitusta entisestään. Kelan (2022) tilastojen mukaan iso osa työntekijöiden sairauspoissaoloista liittyy mielenterveysongelmiin, ja ne ovat myös yleisin eläköitymisen syy. Esimerkiksi 16–34-vuotiailla naisilla ahdistuneisuushäiriöistä johtuvien sairauspäivärahapäivien määrä on lähes viisinkertaistunut vuosien 2005–2021 välillä (HS 5.9.22). Myös Terveystalon tietojen perusteella voidaan nähdä, että erityisesti ahdistuneisuushäiriöt jatkavat voimakasta kasvuaan mielialahäiriöiden ollessa seuraavaksi yleisimpiä. Myös unihäiriöt ovat yleistyneet. Terveystalon terveyskyselyn mukaan joka viides työssäkäyvä kärsii uupumuksen oireista, ja vastanneista jopa kuusi prosenttia kokee olevansa eriasteisesti masentunut.
Näiden valtakunnallisten tietojen valossa olemme tiivistäneet yhteistyötä työterveyshuollon kanssa. Otimme Sataedussa huhtikuussa käyttöön mielen hyvinvoinnin digitaalisen palvelukokonaisuuden. Mielen chat ja sparri on Terveystalon tarjoama, matalan kynnyksen mielenterveyttä vahvistava ja ennaltaehkäisevä palvelu. Palvelu tarjoaa Sataedussa työskenteleville kanavan purkaa mielen kuormaa mahdollisimman vaivattomasti, vaikka kotisohvalta käsin. Palvelu soveltuu esimerkiksi arjen kuormittavien tilanteiden käsittelyyn, stressinsäätelytaitojen vahvistamiseen sekä elämänhallinnan tukeen. Palvelu toteutetaan videovastaanottoa hyödyntäen.
Keskeisenä tavoitteenamme talous- ja hallintopalveluissa on varmistaa Sataedun henkilöstön hyvinvointi ja jaksaminen arjen monissa muutoksissa.
Mielen hyvinvoinnin edistämisen lisäksi työterveyshuollon kanssa on tehty uudenlaista yhteistyötä ravitsemusasioissa. Kolme painonhallinnasta ja hyvinvoinnista kiinnostunutta vertaisryhmää ovat kokoontuneet Sataedussa ravitsemusterapeutin johdolla. Sataedu on kustantanut ryhmään osallistumisen ja tarjoaa lisäksi vapaaehtoisen laboratoriopaketin projektin alussa ja lopussa. Laboratoriotutkimusten avulla voidaan vielä tarkemmin todentaa projektin tuloksia hyvinvoinnin kokonaisvaltaisessa paranemisessa. Ryhmien kokoontumiset jatkuvat toukokuulle, ja palautteiden perusteella pohditaan mahdollista jatkoa syksylle.
Toinen kevään isoista asioista on tiedonhallintalain edellyttämä sähköinen asianhallinta. Se on kokonaisuutena erittäin laaja ja koskettaa kaikkia Sataedun toimintoja. Asianhallinta tarkoittaa käytännössä asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen käsittelyn ohjaamista niiden koko elinkaaren ajan. Ja jotta asianhallinnan prosessit saadaan sähköistettyä, Sataedussa otetaan käyttöön Fujitsun tarjoama asianhallintajärjestelmä, CaseM. Sen käyttöönottoprojekti on jo aloitettu tiedonohjaussuunnitelman (TOS) laadinnalla. Tavoitteena on saada järjestelmä syksyn aikana toimintakuntoon. Lisäksi kokonaan sähköiseen arkistointiin siirtyminen toteutetaan asianhallintaprojektin yhteydessä.
Muihin tiedonhallintalain mukanaan tuomiin velvoitteisiin vastaamme Digiturvamallin käyttöönotolla. Teams-pohjaisessa ohjelmistossa laaditaan ja ylläpidetään Sataedun tiedonhallintamalli sekä asiakirjajulkisuuskuvaus.
Otimme Sataedussa käyttöön myös sähköisen kanavan väärinkäytösten ilmoittamiseen. ”Whistleblowing” tai väärinkäytösten ilmoittaminen perustuu EU-direktiiviin ja tarkoittaa sitä, että henkilö voi anonyymisti tai omalla nimellään ilmoittaa sellaisesta organisaation sisäisestä toiminnasta, joka on lainvastaista, epäeettistä tai muutoin paheksuttavaa.
Keskeisenä tavoitteenamme talous- ja hallintopalveluissa on varmistaa Sataedun henkilöstön hyvinvointi ja jaksaminen arjen monissa muutoksissa. Sähköisten järjestelmien rakentamisen tavoitteena on ennen kaikkea asioiden sujuva hoituminen Sataedun eri toimipaikkojen välillä ja prosessien yhdenmukaistaminen. Myös esihenkilötyön onnistunut tukeminen on yksi tärkeistä toimintaa ohjaavista periaatteista.
Nina Peltomäki
Kirjoittaja on Sataedun talous- ja hallintojohtaja